Auch als Einzelperson datenschutzrechtlich verantwortlich
Ärztinnen und Ärzte, Steuerberater, Architekten, Coaches, Fotografinnen: Sobald personenbezogene Daten von Mandanten, Patientinnen oder Kunden verarbeitet werden, gilt die DSGVO – unabhängig davon, ob ein Ein-Personen-Büro oder ein größeres Unternehmen dahintersteht.
Die wichtigsten Pflichten im Überblick
- Datenschutzerklärung: Auf der eigenen Website muss transparent erklärt werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden – auch bei einer einfachen Kontaktformular-Nutzung.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Auch für Freiberufler in vereinfachter Form sinnvoll, um selbst den Überblick zu behalten.
- Auftragsverarbeitungsverträge: Für genutzte Cloud-Dienste, E-Mail-Provider oder Buchhaltungssoftware müssen AV-Verträge vorliegen.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Wer Gesundheits- oder andere sensible Daten verarbeitet (z. B. Heilberufe), unterliegt zusätzlich verschärften Anforderungen.
Wann auch Freiberufler einen Datenschutzbeauftragten benötigen
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten setzt regelmäßig erst ab 20 Personen ein, die mit der Datenverarbeitung befasst sind – für viele Freiberufler daher meist nicht einschlägig. Bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten (etwa in Gesundheitsberufen) kann die Pflicht jedoch unabhängig von der Mitarbeiterzahl bestehen.
Typische Fallstricke im Praxisalltag
- Private Messenger-Dienste für Kundenkommunikation ohne datenschutzkonforme Einwilligung
- Unverschlüsselter Versand sensibler Unterlagen per E-Mail
- Fehlende Löschroutine für abgeschlossene Mandate, obwohl Aufbewahrungsfristen längst abgelaufen sind
Wie CMD unterstützt
Die Datenschutzberatung von CMD bietet auch für Freiberufler einen pragmatischen Einstieg: die wichtigsten Pflichten priorisiert und ohne unnötigen bürokratischen Ballast umgesetzt.
Fazit
Auch als Einzelperson lässt sich Datenschutz mit überschaubarem Aufwand rechtssicher gestalten – entscheidend ist, die wenigen wirklich relevanten Pflichten zu kennen und konsequent umzusetzen.