Der Grundsatz der Speicherbegrenzung
Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. „Wir löschen grundsätzlich nichts, das ist sicherer“ ist damit datenschutzrechtlich keine gültige Strategie – im Gegenteil: unbegrenzte Aufbewahrung ist selbst ein Verstoß.
Warum viele Unternehmen trotzdem zögern
- Die Sorge, später doch noch einmal Daten zu benötigen
- Unklarheit, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überhaupt gelten (z. B. zehn Jahre für Buchhaltungsbelege nach GoBD)
- Fehlende technische Umsetzung – ein Löschkonzept auf Papier nützt nichts, wenn das System keine automatisierte Löschung unterstützt
Was ein gutes Löschkonzept enthält
- Datenkategorien: Welche Datenarten werden im Unternehmen verarbeitet (Kundendaten, Bewerberdaten, Personalakten, Protokolldaten)?
- Aufbewahrungsfristen: Für jede Kategorie die einschlägige gesetzliche oder vertragliche Frist – von wenigen Monaten (z. B. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten) bis zu zehn Jahren (Finanzbelege).
- Löschauslöser: Ab wann beginnt die Frist zu laufen – etwa mit Vertragsende oder mit Abschluss eines Geschäftsjahres?
- Technische Umsetzung: Automatisierte Löschroutinen statt manueller, leicht vergessener Einzelaktionen.
Löschen und Aufbewahrungspflicht im Einklang
Löschkonzepte stehen nicht im Widerspruch zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie der GoBD – sie sorgen im Gegenteil dafür, dass Daten weder zu früh noch zu spät gelöscht werden. Nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Finanzbelege etwa sollten diese aus Datenschutzsicht tatsächlich entfernt werden, statt „vorsichtshalber“ weiter vorgehalten zu werden.
Wie CMD unterstützt
Im Rahmen der Datenschutzberatung von CMD wird ein praxistaugliches Löschkonzept entwickelt, das sich an den tatsächlichen Datenkategorien und Systemen des jeweiligen Unternehmens orientiert – nicht an einer generischen Vorlage.
Fazit
Ein durchdachtes Löschkonzept ist kein Verzicht auf wichtige Daten, sondern schützt Unternehmen aktiv vor unnötigen Risiken – und schafft zugleich Ordnung in oft über Jahre gewachsenen Datenbeständen.