Wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist
Nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl besteht die Pflicht auch, wenn ein Unternehmen umfangreich sensible Daten verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten) oder eine umfangreiche systematische Überwachung betreibt.
Interne oder externe Bestellung?
Viele mittelständische Unternehmen entscheiden sich bewusst für einen externen Datenschutzbeauftragten statt für eine interne Benennung. Die Gründe liegen auf der Hand: Ein interner Beauftragter braucht fundierte, ständig aktuelle Rechtskenntnis, genießt einen besonderen Kündigungsschutz und darf nicht in einem Interessenkonflikt zu seiner sonstigen Tätigkeit stehen – etwa als IT-Leiter, der die eigene IT-Abteilung kontrollieren müsste.
Die Aufgaben im Überblick
- Beratung von Geschäftsführung und Mitarbeitenden zu Datenschutzfragen
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und interner Datenschutzrichtlinien
- Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde und für betroffene Personen
- Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und neuen Verarbeitungsverfahren
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten
Was ein guter externer Datenschutzbeauftragter mitbringt
Fachliche Qualifikation ist Pflicht (IHK-Zertifizierung oder vergleichbar), doch mindestens ebenso wichtig ist die Praxisnähe: Kennt der Beauftragte die typischen Prozesse eines mittelständischen Unternehmens, oder liefert er nur allgemeine Textbausteine? Bei CMD Datenschutz & Compliance übernehmen IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftragte diese Rolle mit einem festen, persönlichen Ansprechpartner statt wechselnder Zuständigkeiten.
Was passiert ohne Datenschutzbeauftragten?
Fehlt ein erforderlicher Datenschutzbeauftragter, drohen nicht nur Bußgelder – im Ernstfall (etwa bei einer Datenpanne) fehlt zudem die fachliche Instanz, die im Unternehmen sofort weiß, welche Schritte einzuhalten sind, etwa die 72-Stunden-Meldefrist gegenüber der Aufsichtsbehörde.
Fazit
Ob intern oder extern: Ein Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen keine Option, sondern gesetzliche Pflicht. Die externe Bestellung bietet dabei den Vorteil aktueller Fachkenntnis ohne die Interessenkonflikte einer internen Doppelrolle.