Externer Datenschutzbeauftragter: Wann er Pflicht ist und was er wirklich macht
Kurz beantwortet: Ein Datenschutzbeauftragter ist Pflicht, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Unabhängig von dieser Zahl gilt die Pflicht auch bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten oder bei systematischer Überwachung. Er berät, überwacht die Einhaltung der DSGVO, schult Mitarbeitende und ist Ansprechpartner für Aufsichtsbehörde und Betroffene. Extern bestellt entfallen Kündigungsschutz und Interessenkonflikte.
Wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist
Nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl besteht die Pflicht auch, wenn ein Unternehmen umfangreich sensible Daten verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten) oder eine umfangreiche systematische Überwachung betreibt.
Interne oder externe Bestellung?
Viele mittelständische Unternehmen entscheiden sich bewusst für einen externen Datenschutzbeauftragten statt für eine interne Benennung. Die Gründe liegen auf der Hand: Ein interner Beauftragter braucht fundierte, ständig aktuelle Rechtskenntnis, genießt einen besonderen Kündigungsschutz und darf nicht in einem Interessenkonflikt zu seiner sonstigen Tätigkeit stehen – etwa als IT-Leiter, der die eigene IT-Abteilung kontrollieren müsste.
Die Aufgaben im Überblick
- Beratung von Geschäftsführung und Mitarbeitenden zu Datenschutzfragen
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und interner Datenschutzrichtlinien
- Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde und für betroffene Personen
- Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und neuen Verarbeitungsverfahren
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten
Kostenlos und ohne Anmeldung: Was die Betreuung kostet, steht offen auf der Kostenseite – ab 190 € im Monat. Preise ansehen
Was ein guter externer Datenschutzbeauftragter mitbringt
Fachliche Qualifikation ist Pflicht (IHK-Zertifizierung oder vergleichbar), doch mindestens ebenso wichtig ist die Praxisnähe: Kennt der Beauftragte die typischen Prozesse eines mittelständischen Unternehmens, oder liefert er nur allgemeine Textbausteine? Bei CMD Datenschutz & Compliance übernehmen IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftragte diese Rolle mit einem festen, persönlichen Ansprechpartner statt wechselnder Zuständigkeiten.
Was passiert ohne Datenschutzbeauftragten?
Fehlt ein erforderlicher Datenschutzbeauftragter, drohen nicht nur Bußgelder – im Ernstfall (etwa bei einer Datenpanne) fehlt zudem die fachliche Instanz, die im Unternehmen sofort weiß, welche Schritte einzuhalten sind, etwa die 72-Stunden-Meldefrist gegenüber der Aufsichtsbehörde.
Fazit
Ob intern oder extern: Ein Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen keine Option, sondern gesetzliche Pflicht. Die externe Bestellung bietet dabei den Vorteil aktueller Fachkenntnis ohne die Interessenkonflikte einer internen Doppelrolle.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
Ab in der Regel 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten wie Gesundheitsdaten oder bei systematischer Überwachung besteht die Pflicht unabhängig von der Zahl.
Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?
Er berät Geschäftsführung und Mitarbeitende, überwacht die Einhaltung der DSGVO und interner Richtlinien, ist Ansprechpartner für Aufsichtsbehörde und betroffene Personen, begleitet Datenschutz-Folgenabschätzungen und schult die Belegschaft im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Was passiert, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt ist?
Es drohen Bußgelder. Im Ernstfall, etwa bei einer Datenpanne, fehlt außerdem die Fachinstanz, die sofort weiß, welche Schritte nötig sind – zum Beispiel die Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Bei CMD beginnt das laufende Mandat bei 190 € im Monat als Festpreis zzgl. USt. Alle Preise und Preistreiber stehen auf der Kostenseite für den externen Datenschutzbeauftragten.
Fragen zu diesem Thema?
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