Datenschutz im Handwerk
Handwerksbetriebe brauchen keinen Datenschutz-Apparat, sondern ein paar saubere Grundlagen: Wer hat Zugriff, welche Software verarbeitet welche Daten, was passiert mit Fotos – und was tun, wenn ein Tablet verschwindet. Genau darauf konzentrieren wir uns.
Worauf es wirklich ankommt
- Benennungspflicht richtig zählen
- Kundendaten und Angebote
- Fotos von Baustellen und Mitarbeitenden
- Handwerkersoftware und Cloud
- Mobile Geräte auf der Baustelle
Kurz beantwortet: Auch Handwerksbetriebe unterliegen der DSGVO. Ein Datenschutzbeauftragter ist ab 20 Personen mit ständigem automatisiertem Datenzugriff zu benennen (§ 38 BDSG) – dazu zählen auch Monteure, die Aufträge auf Tablets bearbeiten. Unabhängig von der Benennungspflicht gelten alle inhaltlichen Anforderungen: Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen, AV-Verträge mit Softwareanbietern, Löschfristen und die Information von Kunden und Beschäftigten.
Die fünf Themen, die in fast jedem Betrieb auftauchen
Mobile Geräte
Tablets und Smartphones auf der Baustelle enthalten Kundenadressen, Aufträge und Fotos. Verlust ohne Verschlüsselung ist eine meldepflichtige Datenpanne.
Fotos
Der häufigste Streitpunkt: Dokumentation ist zulässig, Werbung braucht Einwilligung – auch bei Fotos von Mitarbeitenden.
Software und Cloud
Handwerkersoftware, Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, Fernwartung: überall braucht es einen AV-Vertrag.
Bewerbungen
Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nicht dauerhaft liegen bleiben – ein einfacher Löschtermin genügt.
WhatsApp im Betrieb
Beliebt und heikel: Kundendaten im privaten Messenger sind kaum kontrollierbar. Es gibt geschäftliche Alternativen.
Subunternehmer
Wer Daten Ihrer Kunden erhält, braucht eine vertragliche Grundlage – auch der befreundete Kollege im Nachbarort.
Was wir übernehmen – und was bei Ihnen bleibt
Der häufigste Einwand im Handwerk lautet: Dafür haben wir keine Zeit. Zu Recht. Deshalb übernehmen wir alles, was sich von außen erledigen lässt.
| Aufgabe | Wer macht es |
|---|---|
| Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten | Wir, nach einem Gespräch mit Ihnen |
| AV-Verträge prüfen und einholen | Wir |
| Datenschutzerklärung und Formulare | Wir |
| Datenpanne bewerten und melden | Wir |
| Mitarbeiterschulung | Wir, einmal jährlich, rund 60 Minuten |
| Geräte verschlüsseln und aktuell halten | Ihr IT-Dienstleister – wir sagen, was nötig ist |
| Regeln im Alltag leben | Ihr Team – dafür machen wir sie so einfach wie möglich |
Häufige Fragen zum Datenschutz im Handwerk
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Ab wann braucht ein Handwerksbetrieb einen Datenschutzbeauftragten?
Ab 20 Personen, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten (§ 38 Abs. 1 BDSG). Gezählt wird nicht die Gesamtbelegschaft, sondern wer regelmäßig am Rechner, Tablet oder Smartphone mit Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten arbeitet. Wenn Monteure Aufträge auf dem Tablet abrufen und abzeichnen, zählen sie mit – deshalb überschreiten mehr Betriebe die Schwelle, als sie denken.
Dürfen wir Fotos von Baustellen veröffentlichen?
Von der eigenen Arbeit ja, sobald keine Personen erkennbar sind. Sind Kundeneigentum oder Personen abgebildet, braucht es eine Rechtsgrundlage – bei Mitarbeitenden und Kunden in der Regel eine freiwillige, dokumentierte Einwilligung, die jederzeit widerrufbar ist. Ein Hinweis im Auftrag genügt dafür nicht.
Was gilt für Fotos zur Dokumentation?
Baustellenfotos zur Dokumentation des Leistungsstands sind zur Vertragserfüllung regelmäßig zulässig. Entscheidend ist die Trennung: Dokumentation ist etwas anderes als Werbung. Für die Veröffentlichung auf Website oder Social Media braucht es eine eigene Grundlage.
Müssen wir für unsere Handwerkersoftware einen AV-Vertrag schließen?
Ja, wenn sie als Cloud-Lösung betrieben wird oder der Anbieter Zugriff auf Ihre Daten hat. Das gilt ebenso für Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und den IT-Dienstleister mit Fernwartungszugang. Mehr zum AV-Vertrag →
Wie lange dürfen wir Kundendaten aufbewahren?
Solange ein Zweck besteht, längstens im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – für Rechnungen und Buchungsbelege in der Regel zehn Jahre. Danach ist zu löschen. Praktisch heißt das: ein einfaches Löschkonzept, das festlegt, was wann aus welchem System verschwindet.
Datenschutz, der die Arbeit nicht aufhält.
30 Minuten genügen, um zu klären, was in Ihrem Betrieb wirklich nötig ist – und was Sie sich sparen können.