Datenschutzkoordinator: die interne Ansprechperson für den Datenschutz
Ein externer Datenschutzbeauftragter kennt die DSGVO, aber nicht jeden Ablauf in Ihrem Haus. Ein Datenschutzkoordinator schließt diese Lücke: eine Person aus dem eigenen Team, die Fragen sammelt, Informationen liefert und dafür sorgt, dass Datenschutz im Alltag nicht liegen bleibt.
Typische Aufgaben
- Erste Anlaufstelle im Haus
- Neue Software und Dienstleister melden
- Auskunftsanfragen weiterleiten
- Datenpannen sofort melden
- Nachweise und Schulungen organisieren
Kurz beantwortet: Der Datenschutzkoordinator ist eine interne Ansprechperson, die den Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Rolle ist gesetzlich nicht geregelt und ersetzt den Datenschutzbeauftragten nicht. Anders als dieser hat der Koordinator keinen besonderen Kündigungsschutz und keine eigene Kontrollfunktion. Sinnvoll ist die Rolle vor allem dort, wo ein externer Datenschutzbeauftragter benannt ist.
Aufgaben des Datenschutzkoordinators
Anlaufstelle
Kolleginnen und Kollegen fragen intern, bevor sie extern fragen.
Informationen liefern
Neue Software, neue Dienstleister, geänderte Abläufe – damit Verzeichnis und TOM aktuell bleiben.
Anfragen weiterleiten
Auskunftsersuchen landen ohne Umweg beim richtigen Empfänger, die Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO bleibt gewahrt.
Datenpannen melden
Verlorenes Notebook, falsch versendete E-Mail: Der Koordinator stößt die Meldekette an – für die Aufsicht gelten 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).
Termine organisieren
Begehungen, Audits und Schulungen mit dem Datenschutzbeauftragten.
Unterlagen pflegen
Verpflichtungserklärungen, Schulungsnachweise und AV-Verträge.
Datenschutzkoordinator oder Datenschutzbeauftragter?
| Datenschutzbeauftragter | Datenschutzkoordinator | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 37–39 DSGVO, § 38 BDSG | keine – interne Organisationsentscheidung |
| Pflicht | u. a. ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten | freiwillig |
| Aufgabe | beraten, überwachen, Ansprechpartner der Aufsicht | unterstützen, informieren, organisieren |
| Meldung an das BayLDA | ja | nein |
| Besonderer Kündigungsschutz | ja (interner, verpflichtend benannter DSB) | nein |
Wer im Unternehmen über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet – etwa die Geschäftsführung oder die IT-Leitung –, sollte nicht selbst interner Datenschutzbeauftragter werden; das wäre ein Interessenkonflikt. Als Koordinator eignen sich dagegen gerade Personen mit gutem Überblick über die Abläufe, zum Beispiel aus Verwaltung, Personal oder Assistenz der Geschäftsführung.
Wer sich als Datenschutzkoordinator eignet
- kennt die Abteilungen und wird dort ernst genommen,
- arbeitet sorgfältig und behält Fristen im Blick,
- hat einen kurzen Draht zur Geschäftsführung,
- bekommt dafür Zeit eingeräumt – in kleinen Betrieben genügen oft ein bis zwei Stunden pro Woche.
Schulung zum Datenschutzkoordinator
Wir schulen Ihre Koordinatorin oder Ihren Koordinator auf Ihren Betrieb zugeschnitten – online oder vor Ort in Mittelfranken:
- Grundlagen der DSGVO, ohne Paragrafendeutsch,
- Ihr Verarbeitungsverzeichnis und Ihre TOM: was darin steht und wann es geändert werden muss,
- Ablauf bei Auskunftsersuchen und Datenpannen, mit Vorlagen,
- Zusammenarbeit mit uns als externem Datenschutzbeauftragten: wer meldet was, wie schnell.
Mit Teilnahmenachweis für Ihre Dokumentation. Die Schulung für alle Beschäftigten finden Sie unter Datenschutzschulung.
Häufige Fragen zum Datenschutzkoordinator
Kostenloser Selbsttest: Brauchen Sie überhaupt einen Datenschutzbeauftragten? Sieben Fragen, sofortiges Ergebnis. Zum DSGVO-Check
Ist ein Datenschutzkoordinator Pflicht?
Nein. Die Rolle ist freiwillig. Sie erleichtert aber die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten erheblich und senkt das Risiko, dass Fristen verstreichen.
Kann der Datenschutzkoordinator den Datenschutzbeauftragten ersetzen?
Nein. Ist ein Datenschutzbeauftragter vorgeschrieben, muss er benannt und der Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Der Koordinator unterstützt ihn, übernimmt aber nicht seine gesetzlichen Aufgaben.
Haftet der Datenschutzkoordinator?
Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleibt das Unternehmen, vertreten durch die Geschäftsführung. Der Koordinator handelt im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses.
Wie viel Zeit braucht die Rolle?
Das hängt von Größe und Branche ab. In vielen kleinen und mittleren Betrieben reichen ein bis zwei Stunden pro Woche, in Arztpraxen oder Kanzleien mit sensiblen Daten eher mehr.
Weiterlesen: Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen · Datenpanne melden · Datenschutzkonzept & TOM · Datenschutz-Lexikon
Datenschutzkoordinator einrichten
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob bei Ihnen ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist, wie die Aufgaben sinnvoll verteilt werden und welche Schulung passt.